FUNERARIA Y FLORISTERIA DE LA COSTA CI. S.A.S.
CLÁUSULA PRIMERA – PARTES. Son las partes, el contratista o empresa, Funeraria y Floristería de la Costa CI S.A.S.., persona jurídica, identificada con NIT.900466373-7, y domicilio principal en la ciudad de Quibdó, de un lado, y al contratante, usuario suscriptor del servicio, identificado en la respectiva solicitud de contrato y en la parte final del presente documento.
CLÁUSULA SEGUNDA – OBJETO. El presente contrato tiene por objeto establecer el marco jurídico para que FUNERARIA Y FLORISTERÍA DE LA COSTA CI S.A.S, con NIT Nro. 900466373-7 brinde su disponibilidad para la prestación de los servicios funerarios en especie de acuerdo al tipo de plan contratado, como la contraprestación por parte del contratante que son las cuotas periódicas pactadas, que éste se obliga a pagar oportunamente, y sus demás obligaciones.
CLÁUSULA TERCERA – DEFINICIONES.
I. Servicios funerarios o exequiales: conjunto de actividades organizadas para la realización de honras fúnebres, que pueden constar de servicios básicos (preparación del cuerpo; obtención de licencias de inhumación o cremación; traslado del cuerpo desde el hospital, sitio de fallecimiento o lugar circunstancial, hasta la funeraria, y desde ésta hasta su destino final, o demás lugares, según el plan contratado; suministro de carroza fúnebre para el servicio; cofre fúnebre; sala de velación, trámites civiles y eclesiásticos; los demás a que hubiere lugar, de acuerdo con el plan concertado), servicios complementarios (arreglos florales, avisos murales y de prensa, transporte de acompañantes, acompañamientos musicales, etc., según el plan contratado) y destino final (inhumación o cremación del cuerpo). (Art.111. Ley 795/2003, adicionado por el Art. 86 de la ley 1328/2009).
II. Solicitud de contrato: documento escrito, impreso, grabación magnetofónica, o mensajes de datos (Art. 243 de la ley 1564 de 2012),y ( la ley 527 de 1999) que dejan constancia de los términos del contrato celebrado entre las partes en general referente al valor de las cuotas periódicas que ha de pagar el contratante, el grupo de inscritos, las estipulaciones contractuales en general, para contratar alguno de los planes de previsión exequial ofrecidos por contratista, bien sea porque el usuario suscriptor se vincule a uno de los planes en solitario o con lista referida de inscritos. A los efectos del presente acuerdo contractual, las partes podrán modificar, adicionar o suprimir, de mutuo acuerdo, las condiciones, tarifas, coberturas, traslados, servicios adicionales o complementarios, y lo que bien consideren fuera pertinente, variando así lo inicialmente establecido en la solicitud de contrato. Así, el documento, en los términos atrás citados, que cumpla dichas condiciones, podrá adherirse a la solicitud y se considerará parte integral de ella, incluso modificándola, de todo lo cual quedará constancia documental.
III. Plan: configuración concreta de los servicios funerarios (Plan A, Plan B, plan platino, plan oro, plan plata familiar, plan internacional, y cualquier otro que se establezca en el futuro), en función de la cual se tasa el valor de la cuota periódica y se fijan las prestaciones concretas. El plan constituye anexo obligatorio del contrato.
IV. Cobertura: indica la zona geográfica y espacial dentro de la cual el contratista presta los servicios en especie al contratante, directamente o por convenio interinstitucional, y que podrá ser local o regional, nacional, o internacional, según el plan y lo previsto en la solicitud de contrato.
V. Traslado. Indica el espacio geográfico dentro del cual, el contratista, presta el servicio de traslado del cuerpo o restos mortales, para transportarlo hasta las zonas donde el contratista cuenta con cobertura, y según la extensión del plan, para prestar los servicios funerarios en especie. Podrá ser local, regional, nacional o internacional, según el plan, o los servicios adicionales cancelados. El traslado podrá realizarse en coche fúnebre o vehículo adecuado.
VI. Período de carencia: aquel espacio de tiempo que toma en que el o los inscritos sean cubiertos por los beneficios del contrato, y durante el cual carecen de éstos, así como ese mismo lapso temporal, en que el o los inscritos carecen del derecho a los servicios, por incumplimiento del acuerdo contractual, y que podrá tornarse en pérdida definitiva de dicho derecho, por el incumplimiento prolongado, sin perjuicio de otras consecuencias y responsabilidades. VII. Núcleo básico familiar: se considera tal, al grupo de personas naturales, conformado por el inscrito principal, su cónyuge o compañero(a) permanente, e hijos. El núcleo básico familiar del inscrito principal soltero y sin unión marital de hecho, estará conformado por sus hermanos e hijos.
VIII. Inscritos por designación: aquellas personas naturales, libremente señaladas por el contratante como inscritos cobijados por los servicios exequiales de su plan, con independencia de su vínculo de consanguinidad, afinidad o civil. Podrá estar compuesto, por tanto, por miembros de su núcleo básico familiar y personas que no pertenezcan al mismo, de acuerdo al plan y sus límites.
IX. Grupo de inscritos: Se denomina tal al conjunto de personas que tienen derecho a la disponibilidad para la prestación de los servicios funerarios, y se integra por el contratante, los inscritos adicionales y los inscritos que aquel puede vincular sin costos adicionales.
X. Inscrito adicional: Aquella persona natural que el contratante, mediante el incremento del valor de la cuota periódica puede vincular al contrato, excediendo el número de personas que incluye inicialmente el plan contratado.
Xl. Inscrito principal: Aquella persona natural, que figura como primer y principal amparado por los derechos que confiere el presente contrato. En condiciones de normalidad, coinciden las calidades de inscrito principal y contratante. El contratante, no obstante, puede designar a alguien diferente de sí como inscrito principal.
Xll. Inhumación: es una de las dos formas – siendo la otra la cremación -, en que se dispone como destino final del cuerpo o restos mortales en un lote o bóveda, durante el tiempo fijado según la municipalidad.
XIll. Cremación: una de las formas en que se dispone como destino final del cuerpo o restos mortales, mediante la conversión de éstos en el crematorio por acción de energía calórica, y cuyas cenizas son vertidas en urna o caja cenizarias con destino a los familiares o deudos. El cofre fúnebre utilizado en los casos de cremación como destino final, se entiende proporcionado a título de préstamo, cuya propiedad reposa en el contratista.
CUARTA – OBLIGACIONES COMUNES A LAS PARTES: I. Ceñirse a los cánones dictados por el principio de buena fe. II. Cumplir con las cargas de claridad, información y diligencia, como presupuesto para ejercer la autonomía contractual. La carga de información impone las comunicaciones recíprocas sobre todo aquello que razonablemente se estime pueda interesar a la ejecución del contrato. III. Colaborar en la efectiva ejecución de los fines contractuales, ceñidas las partes a sus regulaciones.
QUINTA –OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATANTE.
I. El contratante como obligación principal deberá realizar el pago de las cuotas periódicas fijadas en la solicitud de contrato, según la cláusula sobre la forma de pago.
II. Suministrar información veraz y completa sobre sí el grupo de inscritos, en especial manifestar de buena fe el estado de salud y la edad de los mismos. Cualquier reticencia o incorrección sobre esta información acarreará automáticamente la pérdida de los derechos surgidos del presente contrato.
lll. Solicitar los servicios funerarios requeridos, exclusiva y directamente al contratista, abstenerse de contratar con terceras empresas sin previa indicación de parte de Funeraria de la Costa.
IV. Notificar la necesidad del servicio con la suficiente prontitud, que permita prestar el servicio en condiciones normales.
V. Informar al grupo de inscritos sobre la existencia y condiciones del contrato.
VI. Diligenciar y firmar los formatos que disponga la contratista para confirmar la conformidad y la recepción del servicio funerario.
VII. Otorgar autorización para el tratamiento de los datos personales no sensibles y mantener en firme la misma, sin revocarla ni solicitar la supresión de los datos por lo menos en un término igual a la duración del contrato y sus renovaciones.
VIII. Pagar los servicios complementarios o adicionales que el contratante o sus representantes requieran y soliciten en el momento de la prestación del servicio a tarifas establecidas en el momento de su requerimiento.
SEXTA – OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA. (FUNERARIA DE LA COSTA)
I. Prestar los servicios funerarios en especie, dentro de la cobertura que especifique el plan contratado, bien sea local, nacional o internacional, requeridos por el hecho del fallecimiento de algún inscrito, de acuerdo con el plan de previsión exequial contratado y previa solicitud oportuna de parte del contratante o quien lo represente.
II. Cumplir con los estándares de bioseguridad y salubridad propios del servicio y exigidos por las autoridades.
III. Prestar los servicios de acuerdo a los estándares de calidad y condiciones técnicas asequibles en la región.
IV. Resguardar y respetar la memoria del difunto y las libertades y de creencias en culto y religión.
SÉPTIMA – CLÁUSULA DE EXTENSIÓN. Todos los miembros del grupo de inscritos, deberán cumplir las condiciones y parámetros dictados por el contrato y los contenidos en la solicitud de contrato, así como cumplir con las obligaciones que les fueren aplicables, so pena de verse desprovistos de los derechos que surgen del acuerdo contractual. Así, el clausulado contractual se extiende al grupo de inscritos en cuanto a su obligatoriedad, es decir que los inscritos por designación deben cumplir de igual manera que el inscrito principal con las obligaciones del contratante.
OCTAVA – COMPOSICIÓN DE LOS SERVICIOS FUNERARIOS: los servicios exequiales, a efectos del presente contrato, se componen como sigue, según cada etapa, y con referencia al plan contratado según anexo que hace parte integral del presente contrato:
I. En la etapa precontractual. 1. Servicios de consulta y orientación en general, y de atención de inquietudes, peticiones, quejas o recursos a las siguientes etapas (PQR), para lo cual el contratista contará con formatos en los que se puedan diligenciar las mismas.
II. Durante la prestación del servicio funerario. 1. Traslado del cuerpo o restos mortales desde el hospital, sitio de fallecimiento, o el lugar circunstancial donde aquél se encontrare, hasta la funeraria o establecimiento donde se realizan las prácticas conservatorias del cuerpo, luego desplazamiento hasta el lugar donde se disponga para la velación , posterior transporte al lugar donde se celebran las honras fúnebres y póstumo transporte hasta su destino final, según corresponda. Lo anterior, según las restricciones o agregaciones del respectivo plan contratado anexo obligatorio al presente contrato. 2. Colaboración y asesoría en los trámites y diligencias legales correspondientes ante las autoridades competentes. Corresponde al contratante la obtención del certificado médico de defunción. 3. Práctica de los procedimientos de arreglo y preservación del cuerpo por un tiempo de hasta veinticuatro (24) horas, si las condiciones físico-biológicas lo permiten, y de períodos mayores – verbigracia, en cámara ardiente – cuando los planes así lo contemplen, los servicios adicionales sean sufragados, y las condiciones físico-biológicas lo permitan. 4. Provisión de cofre o ataúd fúnebre, según el plan contratado, o las tarifas adicionales canceladas.
III. Durante la velación. 1. Salas de velación por espacio de hasta veinticuatro (24) horas, o de menor duración donde la costumbre o la normatividad lo indique. O mayor tiempo de velación siempre que técnicamente sea posible y los servicios adicionales sean pagados. 2. Vestuario completo o hábito para el difunto, si se acostumbra en la región, y se solicita 3. Ofrenda floral. 4. Libro de oraciones. 5. Servicio básico de cafetería (agua, agua aromática, tinto, endulzantes) en funerarias diferentes de la Funeraria de la Costa.
IV. En el cortejo. 1. Cinta impresa o membretada con el nombre del difunto. 2. Honras fúnebres, de carácter religioso si la memoria del difunto y la voluntad de la familia lo demandan, o de carácter laico, ecuménico, si así lo imponen los valores del difunto y sus familiares. En aquellos lugares que presenten dificultad para una ceremonia de acuerdo a las costumbres del difunto y su familia, se ofrecerán las honras fúnebres con la mayor solemnidad y respeto por las creencias. 3. Transporte local para acompañantes, con cupo según el plan, en los lugares donde la costumbre lo indique, haya disponibilidad, teniendo en cuenta el plan contratado. 4. Transporte en coche fúnebre al sitio de celebración de las honras fúnebres, como se indica anteriormente.
V. En el destino final. 1. Traslado del cuerpo o restos mortales hasta el sitio donde se dispondrá póstumamente de la persona fallecida. 2. Doble opción de destino final, ambas excluyentes. Estas son, a saber, la cremación o inhumación de acuerdo a sus acepciones contractuales, en el caso de la cremación se prestará en los lugares donde sea posible si este servicio existe en el lugar de prestación del destino final según el plan, se entregará la urna o caja cenizaria a los familiares, si estos desean. Para la inhumación, esta disposición final en lote o bóveda se hará por el tiempo que permita la municipalidad y ésta será en alquiler por el tiempo que se acostumbre en la localidad, o por el menor que consideren las partes, salvo que la autoridad competente disponga un tiempo anterior para realizar la exhumación.
VI. Servicios post-exequiales. 1. Elaboración de tarjetas de agradecimiento, según la cantidad prevista en el plan, para familiares, amigos y allegados. La elaboración de las mismas depende de la petición que se haga de éstas al contratista 2. Acompañamiento y asistencia por parte de la unidad de duelo, como se indica en los respectivos beneficios adicionales. Parágrafo 1. Los servicios enunciados, varían según el plan que se impone como anexo obligatorio, y serán modificados igualmente por la costumbre local o regional, de manera tal que donde algunos servicios no sean de uso común, frecuente y generalmente realizados, no se prestarán, como no se prestarán así mismo, aquellos servicios que no siendo básicos, no son solicitados por los familiares o allegados encargados del difunto. Parágrafo 2: El contratante podrá ordenar servicios no incluidos en el plan de previsión exequial sufragando los costos correspondientes como transportes adicionales, arreglos florales, ceremonias especiales, música, servicios especiales de cafetería y restaurante, decoraciones especiales de salas de velación, cortejos fúnebres entre otros, en el momento del servicio o contratando comodines que estén disponibles para la venta.
NOVENA – DURACIÓN DEL CONTRATO, VIGENCIAS Y PERÍODOS DE CARENCIA.
I. El presente contrato regirá plenamente a partir de la fecha de inicio que se señale en la solicitud de contrato, y por un término de doce (12) meses, sin que constituya esto automáticamente cláusula de permanencia mínima.
II. La vigencia de acceso a los servicios funerarios en cuanto al inscrito principal y su grupo de inscritos será a partir de los sesenta (60) días por cualquier causa de muerte y se contará a partir de la fecha de celebración y formalización del contrato con el pago de la primera cuota de afiliación o a partir de la fecha de la inscripción de las personas adicionales cuando estas se suscriban con posterioridad, con excepción para la muerte a causa de suicidio que será a partir de 180 días.
III. El período de carencia para los contratos que cambien o adiciones nuevos servicios, será de 30 días, tiempo durante el cual los vinculados no podrán gozar de los nuevos servicios suscritos para el nuevo plan o los servicios nuevos en el plan actual.
IV. Para que los derechos del plan de previsión exequial operen y por lo tanto el grupo de inscritos tenga derecho a la disponibilidad de prestación de los servicios funerarios, es indispensable el cumplimiento cabal y puntual de los pagos mensuales, de acuerdo con el ordinal primero de la cláusula quinta, las partes podrán acordar una fecha distinta a la relacionada con la fecha de inscripción, ésta deberá quedar escrita en la solicitud de contrato. La inobservancia de esta disposición dará lugar a la pérdida del derecho a los servicios funerarios, beneficios adicionales y otras ventajas del plan, si dentro de los nueve (09) días comunes siguientes a la fecha límite de pago, no se ha saldado el respectivo pago mensual adeudado. Cuando hubiere vencido el término mencionado de nueve (09) días calendario, es decir que se considera en mora el contrato, si el pago no se da dentro de los nueve días calendario siguientes a la fecha acordada en la solicitud de contrato.
V. En el momento de la renovación del contrato, si la hay el valor de la cuota periódica incrementará de acuerdo al porcentaje decretado por el gobierno como incremento del salario mínimo.
VI. MORA POR INCLUMPLIMIENTO: Vencidos los diez (10) días del mes o los nueve (09) días calendario posteriores a la fecha pactada para el pago, sin que el contratante efectúe el mismo, se constituirá automáticamente en mora, por el incumplimiento dentro del plazo establecido (código civil, art. 1608, num 1º.). El hecho de la mora, ocasionará inmediatamente la pérdida del derecho a los servicios funerarios. Cuando, habiéndose encontrado en mora, el contratante se ponga al día en el pago de las cuotas periódicas adeudadas, tendrá derecho a los servicios una vez transcurridos siete (07) días a partir de la fecha del pago. Cuando la mora hubiese sido por seis (06) o más cuotas periódicas, el contratante desee reactivar el contrato, deberá cancelar el equivalente a dos (02) cuotas periódicas, si la mora es entre 12 y 24 cuotas mensuales deberá pagar el equivalente a (03 cuotas)tres cuotas, si la mora es inferior a un año, las personas que a la fecha de ese pago tengan una edad igual o superior a los setenta (70) años, quedarán excluidas del grupo de inscritos, y el contratante o quien desee podrá contratar para ellas, los planes especiales ofrecidos por la empresa para personas de edad igual o superior a setenta (70) años.
DÉCIMA – CUANTÍA. El valor de las cuotas periódicas mensuales, será el que resulte de lo acordado entre las partes, y que figure como tal en la solicitud, según el plan concertado. Igualmente, cualquier tarifa adicional que resulte de servicios complementarios en la prestación del servicio funerario, o de otros conceptos, no comprendidos en el plan inicial, será cancelada por el contratante y hará parte integral de la cuantía del contrato. Parágrafo primero. Siendo que los inscritos adquieren por el presente contrato, el derecho a que el contratista se encuentre disponible a prestar en especie los servicios de tipo exequial, el no uso de los mismos en todo o en parte, no generará compensaciones, reembolsos ni indemnizaciones de ninguna índole. Parágrafo segundo. Las cuotas mensuales incrementarán cada año en la fecha de cumplimiento de un nuevo año de contrato cómo mínimo lo estipulado por el gobierno nacional denominado IPC. (índice de precios al consumidor) Parágrafo tercero: Si el gobierno nacional, departamental o municipal expide normas que graven los servicios objeto del presente contrato con impuestos o gravámenes especiales, estos se aplicarán en cumplimiento de la norma.
DÉCIMA PRIMERA – CONDICIONES GENERALES.
I. Requisitos de los inscritos: 1. Los integrantes del grupo de inscritos al programa de previsión exequial deberán tener, a la fecha de inicio del contrato, una edad inferior a los setenta años, es decir hasta 69 años y trescientos sesenta y cuatro días. A las personas mayores de 70 años de edad se les incluye en el contrato modificatorio que hay destinado para ellos, en un anexo al contrato de disponibilidad para la prestación de servicios funerarios donde se les otorga un tratamiento especial económico equivalente al 50% de descuento en la prestación del servicio funerario. O la opción que la familia pague un plan prenecesidad. 3. Los inscritos que por sendas renovaciones llegasen a cumplir (70) años, tendrán derecho a la disponibilidad en la prestación de los servicios, en un cien por ciento (100%) de acuerdo al plan contratado.
II. Documentos requeridos. 1. Certificado médico de defunción, expedido por el médico tratante o, paz y salvo y orden de salida de la clínica (en caso de ser requerido, en algunas ciudades) en caso de presentarse el hecho de la muerte por causa accidental o violenta, por medicina legal y sus médicos legistas, para que el contratista pueda proceder a la prestación del servicio. 2. Dos (2) copias del documento de identidad del fallecido y otros documentos teniendo en cuenta el tipo de servicio solicitado.
DÉCIMA SEGUNDA – INSCRIPCIONES MÚLTIPLES. Cuando algún integrante del Grupo de Inscritos se encontrare vinculado a otro plan de previsión exequial con el contratista, el servicio se prestará de acuerdo al plan con mayores prestaciones, o por el que se solicite primero, según lo consideren los deudos. Cuando se encuentre vinculado a otro plan de previsión exequial con terceras empresas, Funeraria de la Costa se exonerará brindando su disponibilidad, y prestará el servicio si este es solicitado. La prestación del servicio con cargo a la otra empresa, no generará compensaciones, indemnizaciones ni auxilios.
DÉCIMA TERCERA – MANIFESTACIÓN SOBRE EL ESTADO DE SALUD. Los inscritos deberán gozar de buena salud al momento de la inscripción y, en especial, no padecer de enfermedades terminales preexistentes.
DÉCIMA: CUARTA – CAUSALES EXONERATIVAS. Son causales exonerativas de la prestación de los servicios funerarios, sin perjuicio de las demás que consagre la ley en sentido general, las siguientes:
I. La muerte colectiva, la calamidad o el peligro comunes, las catástrofes biológicas, antropológicas y naturales, y la guerra exterior o doméstica. En caso de acaecimiento de alguno de los anteriores sucesos, la FUNERARIA Y FLORISTERÍA DE LA COSTA CI. S.A.S cumplirá con la prestación de veinte (20) servicios exequiales, teniendo en el primer orden de prelación a los inscritos principales, y entre éstos, según el orden de petición del servicio. Cumplidos los veinte (20) servicios, el contratista se libera de sus obligaciones. Cuando la catástrofe, calamidad, guerra, etc., hubiere afectado el complejo empresarial o los lugares donde han de realizarse los servicios, o el orden público lo impidiere, el contratista se encontrará igualmente exonerado de sus obligaciones.
II. La fuerza mayor o el caso fortuito, en los términos del Art. 1 de la ley 95 de 1890.
III. El suministro, por parte del contratante o quien éste designe, de información que no consulte el principio de buena fe, la veracidad o la exactitud, conforme al ordinal segundo de la cláusula quinta, y la cláusula décima tercera.
IV. La falta de información por parte del contratante o de alguien competente, sobre el acaecimiento del deceso de algún inscrito, como el hecho de no solicitar la prestación del servicio.
DÉCIMA QUINTA – BENEFICIOS ADICIONALES. El inscrito principal tendrá igualmente las ventajas siguientes, en adición a las propias del servicio funerario:
I. Acceso a la unidad de duelo, como servicio post-exequial, compuesta por sicólogos especializados en el acompañamiento de aquellos momentos sobrevinientes a la muerte del ser querido, según el plan contratado.
II. Participación en rifas periódicas entre los inscritos, cuyos condicionamientos y modalidades se darán a conocer siempre que aquellas se realicen.
III. Actividades lúdicas, recreativas y de integración destinadas a los hijos del inscrito principal. La comunicación de su celebración al inscrito, se hará con la antelación pertinente, si éstas se realizan.
DÉCIMA SEXTA- CLAUSULA TRANSITORIA. Mientras el gobierno nacional mantenga vigente el Estado de emergencia sanitaria, económica, social y ecológica por la pandemia del COVID – 19 o cualquiera otra, los servicios funerarios se prestarán de acuerdo con las limitaciones que imponga el gobierno nacional, departamental o municipal. Por tal motivo, los servicios exequiales tales como velaciones y otros a que en condiciones normales tienen derechos los afiliados, solo se prestarán cuando las normas de orden público lo permitan. La no prestación de estos servicios se entenderá para todos los casos como el cumplimiento de normas que priman sobre lo estipulados en el contrato de previsión exequial. Parágrafo. Una vez las distintas autoridades permitan la prestación de los servicios en condiciones de normalidad, LA FUNERARIA procederá a prestar los mismos en las condiciones pactadas inicialmente en el contrato.